Instructions:
- HR will mark attendance of all staff only after verifying all approvals in TMS for the respective date are marked.
- Absent will be marked if tasks for the day are not marked closed or pending.
- If the Pending Task or Complaint reaches 10 (100%) in the Dashboard, salary will be on hold for the respective employee.
- Regular Monthly Tasks will be assigned as basic performance tasks and are not required to be updated.
- Any task, assignment or responsibility has to be updated in TMS beforehand, otherwise the performance will not be measured and will affect the review of the employee.
Instructions:
- HR will mark attendance of all staff only after verifying all approvals in TMS for the respective date are marked.
- Absent will be marked if tasks for the day are not marked closed or pending.
- If the Pending Task or Complaint reaches 10 (100%) in the Dashboard, salary will be on hold for the respective employee.
- Regular Monthly Tasks will be assigned as basic performance tasks and are not required to be updated.
- Any task, assignment or responsibility has to be updated in TMF beforehand, otherwise the performance will not be measured and will affect the review of the employee.
Service Management Form
Lead Management Form
Inventory Management Form
QC Rejection Form
Ticket Management Form
Service Management Form
Lead Management Form
Inventory Management Form
QC Rejection Form
Ticket Management Form
SOP - Portal
| S. No. | SOP Topic | Department | Priority | ||
| 1 | Office Maintenance | A&F | DR | ||
| 2 | Expense Reporting | A&F | DR | ALL | |
| 3 | Recording Transactions | A&F | DR | ||
| 4 | Financial Reporting | A&F | DR | ||
| 5 | Petty Cash Management | A&F | DR | ||
| 6 | Tax Calculation and Reporting | A&F | DR | ||
| 7 | Returns and Refunds | A&F | DR | all | |
| 8 | Employee Onboarding | HR | DR | Done | |
| 9 | Employee Discharge | HR | DR | Done | |
| 10 | Travel Request and Advance | HR | DR | Done | |
| 11 | Reimbursement Processing | HR | DR | Done | |
| 12 | Payroll Processing | HR | DR | all | |
| 13 | Employee Advance against Salary | HR | DR | all | |
| 14 | Leave Management | HR | DR | Done | |
| 15 | Order Creation | Sales | AB | Done | |
| 16 | Picking and Packing | Logistics | DR | all | |
| 17 | Shipping | Logistics | DR | all | |
| 18 | Receiving Returns | Logistics | DR | all | |
| 19 | Production Planning and Scheduling | Production | |||
| 20 | Quality Control | QC | AB | Done | |
| 22 | Annual Maintenance Contract (AMC) Management | Service | AB | Done | |
| 23 | Customer Support-Remote | Service | AB | Done | |
| 24 | Customer Support-Onsite | Store | AB | Done | |
| 25 | Installation and Setup | Store | AB | Done | |
| 26 | Receiving | Store | |||
| 27 | Stock Allocation | Store | |||
| 28 | Stock Count and Reconciliation | Store | AB | ||
| 29 | Purchase Management | Purchase | AB | Done |
| PETTY CASH MANAGEMENT- STANDARD OPERATING PROCEDURE | ||||||
| Step | Task | Description | Hindi | Authorized Official | Approval Required | Turn Around Time |
| 1 | Source | Once accountant recieves the amount he has to do proper entry in excel sheet of the source from where he recieved the cash | एक बार अकाउंटेंट को राशि प्राप्त हो जाती है उसे एक्सेल शीट में उचित प्रविष्टि करनी होगी उस स्रोत का जहाँ से उसने प्राप्त किया नकद | Accounts Officer | ||
| 2 | Daily Expenses | Prepare the voucher for cash used in daily expenses above Rs. 100 and do entries in Zoho. | दैनिक उपयोग में आने वाली नकदी का वाउचर तैयार करें रुपये से ऊपर खर्च 100 और प्रविष्टियाँ करें ज़ोहो में. | Accounts Officer | ||
| 3 | Approval for Expenses | If the amount of expense is more than 500 and approval of director is required then accounts person will prepare the voucher and get it signed by director & enter the bill in Zoho. | अगर खर्च की रकम 500 से ज्यादा है और तब निदेशक की मंजूरी आवश्यक है अकाउंट्स व्यक्ति वाउचर तैयार करेगा और इसे निदेशक द्वारा हस्ताक्षरित करवाएं और बिल दर्ज करें ज़ोहो में. | Accounts Officer | Director | |
| 4 | Record Keeping | Daily update all the expense entries in excel and share the report to HR daily in evening. | सभी व्यय प्रविष्टियों को दैनिक रूप से अद्यतन करें एक्सेल करें और रिपोर्ट को प्रतिदिन एचआर को साझा करें शाम। | Accounts Officer | HR | |
| 5 | Reconciliation | On every saturday reconcile the petty cash log with report & remove the errors if any. | प्रत्येक शनिवार को क्षुद्र का मिलान करें रिपोर्ट के साथ कैश लॉग करें और त्रुटियों को दूर करें कोई भी। | Accounts Officer | Director | |
| EXPENSE REPORTING – STANDARD OPERATING PROCEDURE | ||||||
| Step | Task | Description | Hindi | Authorized Official | Approval Required | Turn Around Time |
| 1 | Recieving the PO/Bill | Accounts person will recieve PO/Bill from purcahse dept | Accountant | |||
| 2 | Approval on Zoho | Once bill/PO is recieved by accountant has update it in Zoho & take approval from director. | Accountant | Director | ||
| 3 | Verification of Payment | Once bill/PO is approved then verification of payment is done. If the payment is small accountant will do it from Petty cash, otherwise payment is to be done via Bank. | Accountant | Director | ||
| 4 | Record Keeping | Accountant will make voucher and keep record in Zoho | Accountant | |||
| 5 | Documentation | Accountant will instruct office boy to keep all documents in file. | Office Boy | Accountant | ||
Comming Soon
| RECRUITMENT- STANDARD OPERATING PROCEDURE | ||||||
| Step | Task | Description | Hindi | Authorized Official | Approval Required | Turn Around Time |
| 1 | Resource Demand | If there is vacancy or additional staff requirement in any department then concerned manager will inform HR via email mentioning his requirements like job roles & responsibilities, qualification, age & gender. | यदि किसी department में vacancy या अतिरिक्त staff की आवश्यकता है, तो संबंधित manager अपनी आवश्यकताओं जैसे job roles & responsibilities, qualification, age & gender का उल्लेख करते हुए HR को email के माध्यम से सूचित करेगा। | Department Head | HR Manager | T |
| 2 | Vacancy Approval | After finalizing the requirement HR will submit JD and Compensation Proposal to the management and get approval for recruitment. | आवश्यकताओं को अंतिम रूप देने के बाद HR, JD और Compensation Proposal management को प्रस्तुत करेगा और recruitment के लिए approval प्राप्त करेगा। | HR Manager | Director | T |
| 3 | Internal Transfers | If vacancy is to be fulfilled internally, it is to be done on immediate basis either by promoting a staff member or shuffling department of any employee. | यदि vacancy को आंतरिक रूप से भरा जाना है, तो इसे तुरंत किया जाना चाहिए, या तो किसी staff member को promote करके या किसी employee के department को बदलकर। | HR Manager | Director | T |
| 4 | Vacancy Publication | If the vacancy is to be externally fulfilled, HR needs to either share JD with Placement Consultants or upload it on various Job Portals. | यदि vacancy को बाहरी रूप से भरा जाना है, तो HR को या तो JD को Placement Consultants के साथ साझा करना होगा या इसे विभिन्न Job Portals पर अपलोड करना होगा। | HR Manager | Director | T+1 |
| 5 | Screening & Selection | Then CV is to be shortlisted and telephonic round is to be taken & coordination for final round of interview is to be done with manager of concerned department. | फिर CV को शॉर्टलिस्ट किया जाना चाहिए और टेलीफोनिक राउंड लिया जाना चाहिए और अंतिम इंटरव्यू राउंड के लिए संबंधित department के manager के साथ समन्वय किया जाना चाहिए। | Department Head | HR Manager | On Reciept |
| 6 | Background Check | After feedback & all other formalities is done, finally candidate is recruited. | Feedback और अन्य सभी औपचारिकताओं के बाद, अंततः candidate को भर्ती किया जाता है। | HR Manager | Director | T+1 |
| 7 | Employement Offer Release | After recruitment, offer letter is to be shared with candidate via email. | भर्ती के बाद, offer letter को email के माध्यम से candidate के साथ साझा किया जाना चाहिए। | HR Manager | Director | |
| 8 | Document Check | Ask for his/her all relevant documents mentioned in Offer Letter. | Offer Letter में उल्लिखित सभी प्रासंगिक दस्तावेजों के लिए पूछें। | HR Manager | Director | |
| 9 | Training Preparation | Before his joining in office, ensure that his desk, job responsibilities, processes related to his working & training material is ready for smooth working. | कार्यालय में शामिल होने से पहले, यह सुनिश्चित करें कि उसकी desk, job responsibilities, उसके काम से संबंधित प्रक्रियाएँ और training material सुचारू कामकाज के लिए तैयार हैं। | HR Manager | HR Manager | |
| 10 | Joining | HR will coordinate with Admin Officer to collect documents duly signed to prepare employee joining file. HR to provide Employee formats for Police Verification Form and Onboarding Form to complete within 15 days from the joining. Appointment Letter Shall remain on hold until receipt of the same. | HR, Admin Officer के साथ समन्वय करेगा ताकि employee joining file तैयार करने के लिए आवश्यक दस्तावेजों को एकत्र किया जा सके। HR, Employee को Police Verification Form और Onboarding Form के प्रारूप प्रदान करेगा, जिन्हें शामिल होने के 15 दिनों के भीतर पूरा किया जाना चाहिए। Appointment Letter तब तक रोक पर रहेगा जब तक कि ये दस्तावेज प्राप्त नहीं हो जाते। | Admin Officer | HR Manager | |
| 11 | Induction | HR to conduct an Induction Programme for the new joining employee. Company Profile, HR Policy, Company Targets and Roles and Responsibilities will be explained to the new joinee. | HR, नए joining employee के लिए एक Induction Programme आयोजित करेगा। नए joinee को Company Profile, HR Policy, Company Targets और Roles and Responsibilities समझाए जाएंगे। | HR Manager | Director | |
| 12 | User Creation | HR to submit employee details to the Mktg & IT department to create necessary credentials to perform job functions and user creation in various IT portals of the Company. | HR, employee के विवरण को Mktg & IT department को सौंपेगा ताकि job functions को करने के लिए आवश्यक credentials बनाए जा सकें और Company के विभिन्न IT portals में user creation किया जा सके। | HR Manager | Director | |
| 13 | Operational Training | Admin Officer to conduct Operational Training of the new joinee where he will be apprised of how entire business process works and about the systems and processes of the Company. | Admin Officer नए joinee की Operational Training करेगा, जहाँ उसे entire business process के काम करने के तरीके और Company के systems और processes के बारे में बताया जाएगा। | Admin Officer | HR Manager | |
| 14 | Functional Training | Reporting Manager will conduct in depth functional training regarding day to day tasks, reporting systems, job responsibilities, product training and SOPs concerned to the employee. | Reporting Manager employee के day to day tasks, reporting systems, job responsibilities, product training और संबंधित SOPs के बारे में गहन functional training करेगा। | Department Head | HR Manager | |
| 15 | Appointment Letter | Issuance of the Appointment Letter post obtaining satisfactory background check, police verification and all pending documents if any. | संतोषजनक background check, police verification और सभी लंबित दस्तावेज़ प्राप्त करने के बाद Appointment Letter जारी किया जाएगा। | HR Manager | Director | |
| 16 | Resignation or Termination | Resignation or Termination is initiated by the employee or the company through email or in writing. | Resignation या Termination employee या company द्वारा email या लिखित में प्रारंभ की जाती है। | Employee | HR Manager | |
| 17 | Exit Interview | HR to schedule an Exit Interview of the departing employee with the Director of the Company and coordinate for the same. | HR, departing employee का Exit Interview Company के Director के साथ तय करेगा और इसके लिए समन्वय करेगा। | HR Manager | Director | |
| 18 | Resignation Acceptance | After Exit Interview if the employee persists to resign or the management decides not to continue his employment, the resignation is to be formally submitted to Director for acceptance. | Exit Interview के बाद यदि employee इस्तीफा देने पर कायम रहता है या management उसके employment को जारी नहीं रखने का निर्णय लेता है, तो resignation को स्वीकार करने के लिए औपचारिक रूप से Director को प्रस्तुत किया जाना चाहिए। | Director | ||
| 19 | Resignation Acceptance Acknowledgement | Once the resignation is accepted, HR informs the employee regarding Exit Formalities, Notice Period, Amount to be Paid in Lieu of Notice Period and Conduct expected during Notice Period through Email. | Resignation स्वीकार होने के बाद, HR, employee को Email के माध्यम से Exit Formalities, Notice Period, Notice Period के बदले में भुगतान की जाने वाली राशि और Notice Period के दौरान अपेक्षित आचरण के बारे में सूचित करता है। | HR Manager | Director | |
| 20 | Relieving Formalities | On last working day he has to hand over all company assets to Admin Officer. HR to obtain Non Compete and Non disclosure agreement from the departing employee. HR to issue relieving letter to the employee. | अंतिम कार्य दिवस पर उसे सभी company assets Admin Officer को सौंपने होते हैं। HR, departing employee से Non Compete और Non disclosure agreement प्राप्त करेगा। HR, employee को relieving letter जारी करेगा। | HR Manager | Director | |
| 21 | Feed Back Interview | On last working day HR should take feedback interview of candidate & keep record of that for further improvements, if required. | अंतिम कार्य दिवस पर HR को candidate का feedback interview लेना चाहिए और आवश्यकता पड़ने पर आगे सुधार के लिए उसका रिकॉर्ड रखना चाहिए। | HR Manager | Director | |
| 22 | Full and Final | Full and Final Compensation will be released strictly after one payroll cycle to the employee after ensuring no dues, information or asset handing over is pending from the employee. | पूर्ण और अंतिम Compensation employee को relieving की तारीख से 30 दिनों से पहले जारी नहीं की जाएगी। यह सुनिश्चित करने के बाद कि employee से कोई dues, जानकारी या asset सौंपना लंबित नहीं है। | HR Manager | Director | |
| 23 | Experience Letter & Security Release | Experience Letter and Security shall be released after full and final and not before 30 days from the date of relieving. In case of termination notice period depends on management, rest all process is same. | Experience Letter और Security, पूर्ण और अंतिम Compensation के बाद और relieving की तारीख से 30 दिनों से पहले जारी नहीं की जाएगी। Termination के मामले में notice period management पर निर्भर करता है, बाकी सभी प्रक्रिया समान है। | HR Manager | Director | |
| PAYROLL PROCESSING – STANDARD OPERATING PROCEDURE | ||||||
| Step | Task | Description | Hindi | Authorized Official | Approval Required | Turn Around Time |
| 1 | Attendance Marking | Employee will punch in & punch out on daily basis, if missed due to network issue inform immediately to HR, so that attendance can be marked on same day. | चूक जाने पर कर्मचारी दैनिक आधार पर मुक्का मारेंगे और मुक्का मारेंगे नेटवर्क समस्या के कारण तुरंत एचआर को सूचित करें, ताकि उपस्थिति उसी दिन अंकित की जा सकेगी। | Employee | ||
| 2 | Attendance Approval | HR has to daily approve the attendance of employee, if there is any confusion HR has to clarify in morning meeting & approval is to be done. | एचआर को प्रतिदिन कर्मचारी की उपस्थिति को मंजूरी देनी होगी, यदि कोई हो क्या कोई भ्रम है एचआर को सुबह की बैठक और अनुमोदन में स्पष्ट करना होगा किया जाना है. | HR Manager | ||
| 3 | Advance/Loan | If employee has claimed any travel advance or loan HR has to cross check that whether there is any previous advance and then process in Pagarbook accordingly. | यदि कर्मचारी ने एचआर द्वारा किसी यात्रा अग्रिम या ऋण का दावा किया है यह जांचने के लिए कि क्या कोई पिछला अग्रिम भुगतान हुआ है और उसके बाद पगारबुक में तदनुसार प्रक्रिया करें। | HR Manager | ||
| 4 | Verification | On last day of every month HR has to cross check each and every entry & if there is any query get it cleared on same day | हर महीने के आखिरी दिन एचआर को एक-एक को क्रॉस चेक करना होता है प्रत्येक प्रविष्टि और यदि कोई प्रश्न हो तो उसे उसी दिन साफ़ कर लें | HR Manager | ||
| 5 | Bill Entry | Till 2nd of every month bills of every employee should be entered in Pagarbook. | हर महीने की 2 तारीख तक हर कर्मचारी का बिल होना चाहिए पगारबुक में दर्ज किया गया। | HR Manager | ||
| 6 | Deduction | Till 3rd of every month deduction related to KPI & Loan is to be eneterd in Pagarbook & final discussion with Dept head is to be done related to deductions. | हर महीने की 3 तारीख तक केपीआई और लोन से जुड़ी कटौती होती है पगारबुक में शामिल हों और विभाग प्रमुख के साथ अंतिम चर्चा करें कटौती से संबंधित कार्य किया जाना है। | HR Manager | ||
| 7 | Finalization | After all entries done in Pagarbook , HR has to finally cross check all the entries. | पगारबुक में की गई सभी प्रविष्टियों के बाद, एचआर को अंततः क्रॉस करना होगा सभी प्रविष्टियाँ जांचें. | HR Manager | Director | |
| 8 | Process & Report Submission | Finally process the payroll & submit report to Director. | अंत में पेरोल की प्रक्रिया करें और निदेशक को रिपोर्ट प्रस्तुत करें। | HR Manager | Director | |
| 9 | Payment update | Once salary is credited in account of all employees, HR has to enter all the payment details in Pagarbook. | एक बार वेतन सभी कर्मचारियों के खाते में जमा हो जाता है, एचआर के पास है पगारबुक में सभी भुगतान विवरण दर्ज करने के लिए। | HR Manager | Director | |
| APPLYING/TAKING LEAVES- STANDARD OPERATING PROCEDURE | ||||||
| Step | Task | Description | Hindi | Authorized Official | Approval Required | Turn Around Time |
| 1 | Approval for Casual Leave | Employee has to inform his reporting manager in case of urgency on same day or a day prior. | कर्मचारी को तत्काल आवश्यकता होने पर उसी दिन या एक दिन पहले अपने रिपोर्टिंग मैनेजर को सूचित करना होगा। | Department Head | HR Manager | |
| 2 | Applying in Software | After getting approval from manager, update leave in software | मैनेजर से अप्रूवल मिलने के बाद छुट्टी को सॉफ्टवेयर में अपडेट करें | HR Manager | Director | |
| 3 | Tenure of CL | In case of emergency employee can only take CL for maximum 2 consecutive days. | emergency के मामले में कर्मचारी 2दिन की continous CL ले सकता है | HR Manager | Director | |
| 4 | Applying for Sick Leave | If there is any medical emergency of self employee must inform it to reporting manager & ask for leave | यदि स्वयं की कोई मेडिकल इमरजेंसी है तो कर्मचारी को रिपोर्टिंग मैनेजर को इसकी सूचना देनी होगी और छुट्टी मांगनी होगी | Department Head | HR Manager | |
| Applying in Software | After informing to manager, apply leave in software | मैनेजर को सूचित करने के बाद, सॉफ्टवेयर में छुट्टी के लिए apply करें | HR Manager | Director | ||
| 5 | Proof for Sick Leave | On the day of rejoining the office employee should submit all necessary documents for approval of sick leave. | ऑफिस ज्वाइन करने वाले दिन सारे मेडिकल प्रूफ़ साथ लेकर आएं और रिपोर्टिंग मैनेजर को जमा करें | Department Head | HR Manager | |
| 6 | Approval of Sick Leave | Once documents are verified by Reporting Manager, same documents are to be mailed to HR then only Sick Leave will be approved, otherwise CL if available in software it will be marked. In any other discrepancy LWP will be marked | रिपोर्टिंग मैनेजर द्वारा दस्तावेजों का verfication किए जाने के बाद, उन्हीं दस्तावेजों को एचआर को मेल किया जाना चाहिए, तभी बीमारी की छुट्टी स्वीकृत की जाएगी, अन्यथा यदि सॉफ्टवेयर में CL उपलब्ध है तो उसे mark किया जाएगा। किसी अन्य discrepancy में एलडब्ल्यूपी को mark किया जाएगा | HR Manager | Director | |
| 7 | Applying for Earned Leave | A week prior information should be given to manager to avail EL. If leave is approved by manager then apply in software. | EL लेने के लिए manager को एक सप्ताह पूर्व सूचना देनी होगी। यदि manager द्वारा छुट्टी स्वीकृत हो जाती है तो सॉफ्टवेयर में apply करें। | Reporting Manager | HR Manager | |
| 8 | Approval | Once leave is updated in Pagarbook, HR will check that whether balance is available and replacement is available for the period, If yes EL will be approved otherwise LWP will be marked and same will be informed to employee. | एक बार leave पगार बुक में अपडेट होने के बाद, HR चेक करेगा कि आपके पास leaves balance है या नहीं, अगर नहीं तो LWP मार्क की जावेगी | HR Manager | Director | |
| TRAVEL- STANDARD OPERATING PROCEDURE | ||||||
| Step | Task | Description | Hindi | Authorized Official | Approval Required | Turn Around Time |
| 1 | Submit Tour Plan | Submit tour plan on Travel Request Form. Properly prepare the tour map mentioning details like locations to be visited, stay at each location if any, mode of travel and specific business objective for which the tour is being proposed. | यात्रा अनुरोध प्रपत्र पर यात्रा योजना जमा करें। दौरे के स्थान, यदि कोई हो तो प्रत्येक स्थान पर रुकना, यात्रा का तरीका और विशिष्ट व्यावसायिक उद्देश्य जिसके लिए दौरा प्रस्तावित किया जा रहा है, जैसे विवरणों का उल्लेख करते हुए टूर मैप को उचित रूप से तैयार करें। | Employee | ||
| 2 | Apply of Travel Advance | If advance for the travel expenses is required mention the same in the tour plan with breakup of required amount of advance. Ensure to submit travel advance request atleast 3 days in advance of the tour date and the location of travel is beyond 100 Kms. | यदि यात्रा व्यय के लिए अग्रिम राशि की आवश्यकता है तो अग्रिम राशि की आवश्यक राशि के विवरण के साथ यात्रा योजना में इसका उल्लेख करें। यात्रा अग्रिम अनुरोध यात्रा की तारीख से कम से कम 3 दिन पहले जमा करना सुनिश्चित करें और यात्रा का स्थान 100 किलोमीटर से अधिक हो। | Employee | ||
| 3 | Approval from Reporting Manager | Get the tour plan approved by the reporting manager in case of non availability or absence of manager submit to HR for aproval. | प्रबंधक की अनुपलब्धता या अनुपस्थिति के मामले में रिपोर्टिंग प्रबंधक द्वारा टूर प्लान को अनुमोदित करवाएं और अनुमोदन के लिए एचआर को भेजें। | Employee | Reporting Manager | |
| 4 | HR Approval | Once tour plan is approved by the reporting manager submit it to the HR for further approval and reply to querries raised by the HR, if any. | एक बार जब रिपोर्टिंग मैनेजर द्वारा टूर प्लान को मंजूरी दे दी जाती है, तो इसे आगे की मंजूरी के लिए एचआर के पास जमा करें और एचआर द्वारा उठाए गए प्रश्नों, यदि कोई हो, का उत्तर दें। | Employee | HR Manager | |
| 5 | Forward to Accounts | HR will forward the approved tour plan to accounts for payment if no other advance is outstanding for the employee. | यदि कर्मचारी के लिए कोई अन्य अग्रिम बकाया नहीं है तो एचआर भुगतान के लिए स्वीकृत टूर प्लान को खातों में भेज देगा। | HR Manager | Accountant | |
| 6 | Payment of Advance | Accountant will make the payment ensuring the last outstanding advance has already been settled and the amount of advance is in order ortherwise. | लेखाकार यह सुनिश्चित करते हुए भुगतान करेगा कि अंतिम बकाया अग्रिम का निपटान पहले ही कर दिया गया है और अग्रिम की राशि क्रम में है। | Accountant | Director | |
| 7 | Updation of advance | Accountant after payement of advance amount will notify HR to update the advance in Pagarbook. | अग्रिम राशि के भुगतान के बाद अकाउंटेंट पगारबुक में अग्रिम को अपडेट करने के लिए एचआर को सूचित करेगा। | Accountant | HR Manager | |
| 8 | Submission of Bills | The employee will submit proof of travel, proof of task undertaken like closure report of the service etc. to the reporting manager for approval on the travel bill format. | कर्मचारी यात्रा बिल प्रारूप पर अनुमोदन के लिए रिपोर्टिंग प्रबंधक को यात्रा का प्रमाण, किए गए कार्य का प्रमाण जैसे सेवा बंद करने की रिपोर्ट आदि प्रस्तुत करेगा। | Employee | Reporting Manager | |
| 9 | Settling Advance | Accountant will make settlement entry in Zoho Books and forward it to HR for updation in pagarbook. | अकाउंटेंट ज़ोहो बुक्स में निपटान प्रविष्टि करेगा और इसे पगारबुक में अद्यतन करने के लिए एचआर को अग्रेषित करेगा। | Employee | Accountant | |
| 10 | Settlement of Travel Advance | HR will settle the advance in the pagarbook. | एचआर पगारबुक में अग्रिम राशि का निपटान करेगा। | Accountant | HR Manager | |
| ORDER CREATION- STANDARD OPERATING PROCEDURE | ||||||
| Step | Step | Description | Hindi | Authorized Official | Approval Required | Turn Around Time |
| 1 | Select Product & Quantity | Select Product and Qty from the website. If the product is showig out of stock you can still place the order in backorder stage. You will be updated when the order shall be fulfilled after confirmation of the order. | प्रोडक्ट और क्वांटिटी वेबसाइट से सेलेक्ट करें। अगर प्रोडक्ट आउट ऑफ स्टॉक दिख रहा है तो भी आप उसे बैकऑर्डर स्टेज में ऑर्डर कर सकते हैं। ऑर्डर कन्फर्मेशन के बाद आपको ऑर्डर फुलफिल होने की जानकारी दी जाएगी। | Customer | ||
| 2 | Apply Discount Coupon | If you have a discount coupon apply it at the check out page. You can download and send the cart for additional discount coupons to our marketing department at marketing@tuchware.com | अगर आपके पास डिस्काउंट कूपन है तो उसे चेकआउट पेज पर अप्लाई करें। आप कार्ट को डाउनलोड कर सकते हैं और अतिरिक्त डिस्काउंट कूपन के लिए हमारी मार्केटिंग डिपार्टमेंट को marketing@tuchware.com पर भेज सकते हैं। | |||
| 3 | Add Customer Details | Add Customer Name and Address as per GST Details. Please note correct billing and shipping name is to be netered and the same shall be reflected in the tax invoice. | कस्टमर का नाम और एड्रेस GST डिटेल्स के अनुसार डालें। कृपया ध्यान दें कि सही बिलिंग और शिपिंग नाम एंटर करें और वही टैक्स इनवॉइस में रिफ्लेक्ट होगा। | |||
| 4 | Select Shipping Method | Select shipping methods available on the website or select a coupon code with free shipping. | वेबसाइट पर उपलब्ध शिपिंग मेथड्स को सेलेक्ट करें या फ्री शिपिंग के लिए कूपन कोड चुनें। | |||
| 5 | Confirm Order | Check all the details entered and confirm the order | डाले गए सभी डिटेल्स चेक करें और ऑर्डर कन्फर्म करें। | |||
| 6 | Make Payment | You can select through different modes of payment like net banking, credit cards or EMI. You can alternatively opt for COD facility. Please note only cash collection facility is available in COD, so kindly do not select COD for bulk orders. | आप नेट बैंकिंग, क्रेडिट कार्ड्स या EMI जैसे विभिन्न पेमेंट मोड्स सेलेक्ट कर सकते हैं। आप विकल्प के रूप में COD फैसिलिटी भी चुन सकते हैं। कृपया ध्यान दें कि COD में केवल कैश कलेक्शन फैसिलिटी उपलब्ध है, इसलिए बल्क ऑर्डर्स के लिए COD ना चुनें। | |||
| 7 | Recieve Payment Cofirmation | Once you make the payment you recieve a payment confirmation on your registered email id. | पेमेंट करने के बाद आपको आपके रजिस्टर किए गए ईमेल आईडी पर पेमेंट कन्फर्मेशन मिलेगा। | |||
| 8 | Recieve Order Update | You will recieve your order confirmation on email and whatsapp and will be notified for further updates. | आपको ऑर्डर कन्फर्मेशन ईमेल और व्हाट्सएप पर मिलेगा और आगे के अपडेट्स के लिए सूचित किया जाएगा। | |||
| Quality Control- Trading- Standard Operating Proceedure | |||||
| Step | Description | Hindi | Authorized Official | Approval Required | Turnaround Time |
| Internal Testing Procedure- Inward | Inspection of raw materials, components, and parts upon receipt to ensure they meet quality standards. The Process is called Internal Testing Procedure- Inward and is conducted by Quality Technician of the Production Team. This process includes visual, technical and functional testing of the component. The quality technician conducts ITP-I of the component/ product and assign a ITP-I no on the product. | raw materials, components, और parts की receipt पर Inspection यह सुनिश्चित करने के लिए किया जाता है कि वे quality standards को पूरा करते हैं। इस Process को Internal Testing Procedure-Inward (ITP-I) कहा जाता है और इसे Production Team के Quality Technician द्वारा संचालित किया जाता है। इस process में component का visual, technical और functional testing शामिल है। Quality Technician component/ product की ITP-I conducts करता है और product पर एक ITP-I no assign करता है। | Quality Technician | Production manager | 1-2 days |
| Internal Testing Procedure- Outward | Comprehensive inspection of finished products before they are released for shipment to customers to ensure they meet quality standards | Quality standards को पूरा करने के लिए customers को shipment के लिए release करने से पहले finished products की व्यापक Inspection | Quality Inspector | Production manager | 1-2 days |
| Non-Conformance Management | Documentation and resolution of non-conforming products, including disposition, rework, or rejection | Disposition, rework, या rejection सहित non-conforming products का Documentation और समाधान | Quality Inspector | Production manager | 2-3 days |
| Calibration and Maintenance | Regular calibration and maintenance of inspection equipment and tools to ensure accuracy and reliability | Accuracy और reliability सुनिश्चित करने के लिए inspection equipment और tools का नियमित calibration और maintenance | Quality Technician | Production manager | Monthly |
| Quality Data Analysis | Analysis of quality data to identify trends, root causes of defects, and opportunities for improvement | Trends, defects के root causes, और सुधार के अवसरों को पहचानने के लिए quality data का Analysis | Production manager | Service Manager | Weekly |
| PURCHASE- STANDARD OPERATING PROCEDURE | ||||||
| Step | Step | Description | Hindi | Authorized Official | Approval Required | Turn Around Time |
| 1 | Receive AMC Inquiry | Receive inquiries for AMC from customers or clients through designated channels such as phone, email, or website | Phone, email, या website जैसे designated channels के ज़रिए customers या clients से AMC के लिए inquiries प्राप्त करें। | Support Engineer- Remote | Service Manager | Within 24 hours |
| 2 | Provide AMC Details | Provide detailed information about the AMC packages available, including coverage, duration, pricing, and terms and conditions | AMC packages के बारे में detailed information provide करें, जिसमें coverage, duration, pricing, और terms and conditions शामिल हों। | Support Engineer- Remote | Service Manager | Within 1 business day |
| 3 | Customize AMC Package | Customize the AMC package based on the customer’s requirements, such as Quarterly, Half Yearly, Annualy, add if any additional services required and negotiate payment terms | Customer की requirements के आधार पर AMC package को customize करें, जैसे Quarterly, Half Yearly, Annually, और यदि कोई additional services चाहिए हों तो उन्हें add करें और payment terms negotiate करें। | Support Engineer- Remote | Service Manager | Within 2 business days |
| 4 | Generate Quotation | Generate a quotation for the customized AMC package, including the breakdown of costs, payment schedule, and terms | Customized AMC package के लिए quotation generate करें, जिसमें costs का breakdown, payment schedule, और terms शामिल हों। | Support Engineer- Remote | Service Manager | Within 3 business days |
| 5 | Negotiate and Finalize | Negotiate with the customer on pricing, terms, and any special requests, and finalize the details of the AMC contract | Customer के साथ pricing, terms, और किसी special requests पर negotiation करें, और AMC contract के details को finalize करें। | Service Manager | Head of Sales & Marketing | Within 5 business days |
| 6 | Prepare Contract Documents | Prepare the necessary contract documents, including the agreement, terms and conditions, and service level agreement (SLA) | जरूरी contract documents तैयार करें, जिसमें agreement, terms and conditions, और service level agreement (SLA) शामिल हों। | Service Manager | Head of Sales & Marketing | Within 3 business days |
| 7 | Obtain Signatures | Obtain signatures from the customer and authorized signatories on the AMC contract documents, ensuring legal compliance | Customer और authorized signatories से AMC contract documents पर signatures प्राप्त करें, ensuring legal compliance. | Service Manager | Head of Sales & Marketing | Within 1 business day |
| 8 | Schedule Maintenance Visits | Schedule periodic maintenance visits as per the terms of the AMC contract, ensuring proactive upkeep and servicing of smart lock products | AMC contract के terms के अनुसार periodic maintenance visits schedule करें, जिससे smart lock products का proactive upkeep और servicing हो सके। | Service Manager | Head of Sales & Marketing | As per contract terms |
| 9 | Conduct Maintenance Visits | Dispatch technicians to the customer’s premises to conduct scheduled maintenance visits, including inspection, cleaning, lubrication, and software updates | Scheduled maintenance visits conduct करने के लिए technicians को customer के premises पर dispatch करें, जिसमें inspection, cleaning, lubrication, और software updates शामिल हों। | Support Engineer- Field | Service Manager | As per contract terms |
| 10 | Document Maintenance Activities | Document all maintenance activities performed during the visits, including observations, repairs, replacements, and recommendations | Visits के दौरान perform की गई सभी maintenance activities को document करें, जिसमें observations, repairs, replacements, और recommendations शामिल हों। | Support Engineer- Field | Service Manager | Within 1 business day |
| 11 | Update Customer Records | Update customer records with details of the maintenance visits, service history, and any additional notes or observations | Customer records को maintenance visits, service history, और किसी additional notes या observations के details के साथ update करें। | Support Engineer- Field | Service Manager | Within 1 business day |
| 12 | Renew AMC Contract | Initiate discussions with the customer regarding the renewal of the AMC contract before the expiration date, offering renewal options and incentives | AMC contract की expiration date से पहले customer के साथ renewal के बारे में discussions initiate करें, renewal options और incentives offer करें। | Support Engineer- Field | Service Manager | Within 30 days prior to expiry |
| 13 | Review and Renew Contract | Review the terms of the existing AMC contract, negotiate any changes or updates, and finalize the renewal agreement with the customer | Existing AMC contract के terms को review करें, किसी changes या updates पर negotiation करें, और customer के साथ renewal agreement को finalize करें। | Support Engineer- Field | Service Manager | Within 5 business days prior to expiry |
| Customer Support-Remote- STANDARD OPERATING PROCEDURE | ||||||
| Step | Task | Description | Hinglish | Authorized Official | Approval Required | Turn Around Time |
| 1 | Receive Service Request | Receive inquiries/ complaints from customers or clients through designated channels such as phone, email, or website | फोन, ईमेल, या वेबसाइट जैसे डिज़िग्नेटेड चैनल्स के माध्यम से कस्टमर्स या क्लाइंट्स से इनक्वायरी/कंप्लेंट रिसीव करें। | Support Engineer- Remote | Service Manager | Within 24 Hrs |
| 2 | Verify Customer Data | Verify customer records/ order details from ZOHO/ OMS. Verify product model, invoice date for warranty eligibility and ensure there is no overdue before providing customer support | ZOHO/ OMS से कस्टमर रिकॉर्ड्स/ ऑर्डर डिटेल्स वेरिफाई करें। प्रोडक्ट मॉडल, इनवॉइस डेट को वारंटी एलिजिबिलिटी के लिए वेरिफाई करें और सुनिश्चित करें कि कोई ओवरड्यू न हो, इससे पहले कि कस्टमर सपोर्ट प्रदान करें। अगर कोई ओवरड्यू इनवॉइस है, तो कस्टमर को सलाह दें कि वे ड्यूज क्लियर करें इससे पहले कि सॉल्यूशन या सर्विस के लिए PI प्रदान करें। | Support Engineer- Remote | Service Manager | Within 24 Hrs |
| 3 | Verify Problem Statement | Thoroughly understand customer problem, categorize it suitably while lodging the Service Ticket. | कस्टमर की समस्या को अच्छी तरह से समझें, उसे उचित रूप से कैटेगराइज़ करें और सर्विस टिकट दर्ज करें। | Support Engineer- Remote | Service Manager | Within 24 Hrs |
| 4 | Lodge SRN | Lodge a service ticket. Ensure Customer received a whatsapp message regarding their ticket issuance. | एक सर्विस टिकट दर्ज करें। सुनिश्चित करें कि कस्टमर को उनके टिकट जारी होने के बारे में व्हाट्सएप मैसेज मिला हो। | Support Engineer- Remote | Service Manager | Within 24 Hrs |
| 5 | Provide Template Solution | Explain the template solution from the Customer Support Manual. Give time to the client to try the solution. Assist in any difficulty in following the steps. | कस्टमर सपोर्ट मैन्युअल से टेम्प्लेट सॉल्यूशन समझाएं। क्लाइंट को सॉल्यूशन आज़माने का समय दें। स्टेप्स को फॉलो करने में किसी भी कठिनाई में मदद करें। | Support Engineer- Remote | Service Manager | Within 24 Hrs |
| 6 | Arrange Video Meeting | If the problem is not resolved or not identified over voice call and all the above steps are followed. Send a Google meet link to the customer for video call. | यदि समस्या वॉइस कॉल पर हल नहीं होती या पहचानी नहीं जाती और ऊपर दिए गए सभी स्टेप्स का पालन किया गया हो, तो कस्टमर को वीडियो कॉल के लिए गूगल मीट लिंक भेजें। | Support Engineer- Remote | Service Manager | Within 24 Hrs |
| 7 | Resolve Issue | Resolve Customer Issue by providing technical assistance, transferring to respective department, giving basic order and dispatch details, providing PI for basic services and spare parts. | तकनीकी सहायता प्रदान करके, संबंधित विभाग में ट्रांसफर करके, बेसिक ऑर्डर और डिस्पैच डिटेल्स देकर, बेसिक सर्विसेज और स्पेयर पार्ट्स के लिए PI प्रदान करके कस्टमर की समस्या हल करें। | Support Engineer- Remote | Service Manager | Within 24 Hrs |
| 8 | Close SRN | Close the SRN after ensuring the issue is succesfully resolved. If not escalate to the supervisor. | सुनिश्चित करें कि समस्या सफलतापूर्वक हल हो गई है, उसके बाद SRN बंद करें। यदि नहीं, तो सुपरवाइजर को एस्केलेट करें। | Support Engineer- Remote | Service Manager | Within 24 Hrs |
| 9 | Ask for Feedback | Send feedback link to the customer and ask them to review us positively for our service support. | कस्टमर को फीडबैक लिंक भेजें और उनसे हमारी सर्विस सपोर्ट के लिए सकारात्मक समीक्षा करने के लिए कहें। | Support Engineer- Remote | Service Manager | Within 24 Hrs |
| PURCHASE- STANDARD OPERATING PROCEDURE | ||||||
| Step | Task | Description | Hindi | Authorized Official | Approval Required | Turn Around Time |
| 1 | Indent for Purchase | Initiate a formal request for goods or services, specifying quantity, quality, and other requirements. | सामान या services के लिए औपचारिक अनुरोध शुरू करें, quantity, quality और अन्य आवश्यकताओं को निर्दिष्ट करें। | Store Executive | Purchase Manager | T |
| 2 | Finalize PI | Finalize the proforma invoice with supplier detailing cost, terms of sale, and other relevant details. Submit to Accountant to issue PO in Zoho | supplier के साथ proforma invoice को अंतिम रूप दें, जिसमें cost, terms of sale और अन्य प्रासंगिक विवरण शामिल हों। | Purchase Manager | — | T |
| 3 | Issue Purchase Order | Issue a formal purchase order to supplier, specifying quantities, prices, delivery dates, and terms. | supplier को औपचारिक purchase order जारी करें, जिसमें quantities, prices, delivery dates और terms निर्दिष्ट हों। | Accounts Executive | Finance Head | T |
| 4 | Process Bank Remittance | Arrange and process bank remittance for payment according to agreed terms. | सहमति के अनुसार payment के लिए bank remittance की व्यवस्था और प्रक्रिया करें। | Accounts Executive | Finance Head | T+1 |
| 5 | Purchase Bill Lodgement | Receive and lodge supplier’s bill or invoice for accounting and payment processing. | लेखांकन और payment processing के लिए supplier का bill या invoice प्राप्त करें और जमा करें। | Accounts Executive | Finance Head | On Reciept |
| 6 | Vendor Credit | Negotiate and manage vendor credit terms if applicable, allowing deferred payment. | vendor credit terms पर negotiation और प्रबंधन करें, यदि लागू हो, तो deferred payment की अनुमति दें। | Accounts Executive | Finance Head | T+1 |
| 7 | Inform Supplier | Maintain communication with supplier regarding purchase order status, payment, and updates. | purchase order की स्थिति, payment और updates के संबंध में supplier के साथ communication बनाए रखें। | Purchase Manager | — | T+1 |
| 8 | Confirm Payment | Verify and confirm payment to supplier, ensuring financial obligations are met. | supplier को payment की पुष्टि और सत्यापन करें, यह सुनिश्चित करते हुए कि financial obligations पूरे हो गए हैं। | Purchase Manager | — | T+1 |
| 9 | Obtain Packing List | Receive and verify packing list from supplier detailing contents of shipment. | supplier से भेजे गए सामान की सामग्री का विवरण देने वाली packing list प्राप्त करें और सत्यापित करें। | Purchase Manager | — | On Reciept |
| 10 | Book Pickup/ Logistics | Arrange booking for transportation or logistics to collect goods from supplier. | supplier से सामान संग्रह के लिए transportation या logistics की booking की व्यवस्था करें। | Purchase Manager | Purchase Manager | On Reciept |
| 11 | Rate Negotiation | Negotiate favorable rates with logistics providers for transportation of goods. | माल के transportation के लिए logistics providers के साथ favorable rates पर negotiation करें। | Purchase Manager | Purchase Manager | — |
| 12 | Confirm Booking | Confirm booking with logistics provider to ensure timely pickup and delivery. | समय पर pickup और delivery सुनिश्चित करने के लिए logistics provider के साथ booking की पुष्टि करें। | Purchase Manager | — | — |
| 13 | Follow up Pick up | Monitor pickup process to ensure goods are collected as scheduled. | सुनिश्चित करें कि माल को निर्धारित समय के अनुसार एकत्र किया गया है, pickup process की निगरानी करें। | Purchase Manager | — | — |
| 14 | Bill of Lading Confirm | Confirm bill of lading issued by carrier acknowledging receipt of goods for shipment. | shipment के लिए माल की प्राप्ति की पुष्टि करने वाले carrier द्वारा जारी bill of lading की पुष्टि करें। | Purchase Manager | — | — |
| 15 | Obtain CI, PL Supplier | Obtain commercial invoice (CI) and packing list (PL) from supplier for customs clearance. | customs clearance के लिए supplier से commercial invoice (CI) और packing list (PL) प्राप्त करें। | Purchase Manager | — | — |
| 16 | Appoint CHA | Appoint CHA to handle customs clearance procedures and documentation. | customs clearance procedures और documentation को संभालने के लिए CHA appoint करें। | Purchase Manager | — | — |
| 17 | Provide Documents | Submit necessary documents to CHA for customs clearance, including CI, PL, and other required paperwork. | CHA के लिए आवश्यक दस्तावेज़ प्रस्तुत करें, जैसे कि CI, PL, और अन्य आव | Purchase Manager | — | T |
| 18 | Bill Of Entry/Checklist Confirm | Confirm bill of entry or checklist by customs authorities for legal importation of goods. | सीमा संचालनाधिकारियों द्वारा माल के कानूनी आयात के लिए Bill of Entry या Checklist की पुष्टि करें। | Accounts Executive | Purchase Manager | T |
| 19 | Custom Duty Payment | Pay customs duties and taxes applicable for importing goods. | माल आयात के लिए लागू होने वाले Custom Duties और Taxes का भुगतान करें। | Purchase Manager | Finance Head | T |
| 20 | Follow up Custom Release | Follow up with customs authorities to ensure timely release of goods after clearance. | Customs अधिकारियों के साथ समय पर माल की रिलीज़ सुनिश्चित करने के लिए फॉलो अप करें। | Purchase Manager | Purchase Manager | On Reciept |
| 22 | Submit Freight/ CHA Invoice | Submit invoices related to freight and CHA services for payment processing. | Payment processing के लिए Freight और CHA सेवाओं से संबंधित Invoices प्रस्तुत करें। | Purchase Manager | — | As per Terms |
| 23 | Invoice Payment CHA | Process payment for invoices to CHA for their services related to customs clearance. | Customs Clearance से संबंधित उनकी सेवाओं के लिए CHA को Invoices का भुगतान करें। | Accounts Executive | Finance Head | As per Terms |
| 24 | Material Inward | Receive and accept goods into company’s inventory or storage facility. | कंपनी की Inventory या Storage Facility में माल को प्राप्त और स्वीकृत करें। | Store Executive | Purchase Manager | T |
| 25 | Inward QC | Conduct quality checks on received goods to ensure they meet specified standards. | प्राप्त माल की Quality Checks करें ताकि यह Specified Standards को पूरा करता हो। | QC Executive | Purchase Manager | T |
| Customer Support- First Installation- STANDARD OPERATING PROCEDURE | ||||||
| S. No | Step | Description | Hinglish | Authorized Official | Approval Required | Turnaround Time |
| 1 | Pre-Installation Preparation | Gather all necessary tools, equipment, and materials required for the installation, including the smart door lock system components, batteries, screws, and installation manual and cutting diagrams. | सभी ज़रूरी टूल्स, इक्विपमेंट, और मटेरियल्स इकठ्ठे करो जो इंस्टालेशन के लिए चाहिए, जैसे की स्मार्ट डोर लॉक सिस्टम के कंपोनेंट्स, बैटरीज, स्क्रूज, इंस्टालेशन मैन्युअल और कटिंग डायग्राम्स। | Installation Technician | Installation Supervisor | Before commencing installation |
| 2 | Site Survey and Assessment | Conduct a site survey of the door where the smart lock will be installed, assessing the condition, size, and compatibility with the chosen smart lock model | उस दरवाज़े का साइट सर्वे करो जहाँ स्मार्ट लॉक इंस्टाल होगा, दरवाज़े की कंडीशन, साइज, और चुने हुए स्मार्ट लॉक मॉडल की कम्पैटिबिलिटी को असेस करो। | Installation Technician | Installation Supervisor | Before commencing installation |
| 3 | Read Installation Manual | Thoroughly read and understand the installation manual provided by the smart lock manufacturer, familiarizing with the installation steps, requirements, and precautions | इंस्टालेशन मैन्युअल को ध्यान से पढ़ो और समझो जो स्मार्ट लॉक मैन्युफैक्चरर ने प्रोवाइड किया है, इंस्टालेशन स्टेप्स, रिक्वायरमेंट्स, और प्रीकॉशन्स से फैमिलियर हो जाओ। | Installation Technician | Installation Supervisor | Before commencing installation |
| 4 | Prepare Door and Hardware | Prepare the door and surrounding hardware for installation, ensuring the surface is clean, level, and free from obstructions or defects that may hinder installation | दरवाज़े और सराउंडिंग हार्डवेयर को इंस्टालेशन के लिए प्रिपेयर करो, सरफेस को क्लीन, लेवल, और ऑब्स्ट्रक्शन या डिफेक्ट्स से फ्री रखो जो इंस्टालेशन में रुकावट डाल सकते हैं। | Installation Technician | Installation Supervisor | Before commencing installation |
| 5 | Install Smart Door Lock | Follow the step-by-step instructions outlined in the installation manual to install the smart door lock system on the designated door, ensuring proper alignment and secure attachment | इंस्टालेशन मैन्युअल में दिए गए स्टेप-बाय-स्टेप इंस्ट्रक्शंस को फॉलो करके स्मार्ट डोर लॉक सिस्टम को डिज़िग्नेटेड दरवाज़े पर इंस्टाल करो, प्रॉपर अलाइनमेंट और सिक्योर अटैचमेंट सुनिश्चित करो। | Installation Technician | Installation Supervisor | As per manufacturer instructions |
| 6 | Secure Batteries and Components | Insert batteries into the smart lock and ensure all components are securely attached and functioning properly, including sensors, keypad, and locking mechanism | बैटरीज को स्मार्ट लॉक में इंसर्ट करो और सुनिश्चित करो की सभी कंपोनेंट्स सिक्योरली अटैच्ड और प्रॉपरली फंक्शनिंग हैं, इनक्लूडिंग सेंसर, कीपैड, और लॉकिंग मैकेनिज्म। | Installation Technician | Installation Supervisor | As per manufacturer instructions |
| 7 | Connect to Software, Application or Network | Connect the smart door lock system to the designated smart lock network or software, following the setup instructions provided by the company | स्मार्ट डोर लॉक सिस्टम को डिज़िग्नेटेड स्मार्ट लॉक नेटवर्क या सॉफ्टवेयर से कनेक्ट करो, कंपनी द्वारा दिए गए सेटअप इंस्ट्रक्शंस को फॉलो करो। | Installation Technician | Installation Supervisor | As per manufacturer instructions |
| 8 | Test Functionality | Test the functionality of the smart door lock system, including locking and unlocking mechanisms, keypad entry, remote access via smartphone app, and integration with other smart home devices | स्मार्ट डोर लॉक सिस्टम की फंक्शनैलिटी को टेस्ट करो, इनक्लूडिंग लॉकिंग और अनलॉकिंग मैकेनिज्म्स, कीपैड एंट्री, रिमोट एक्सेस वाया स्मार्टफोन ऐप, और इंटीग्रेशन विथ अदर स्मार्ट होम डिवाइसेस। | Installation Technician | Installation Supervisor | After installation and setup |
| 9 | Configure User Access | Configure user access settings, including programming user codes, assigning permissions, and setting up user profiles for authorized individuals | यूजर एक्सेस सेटिंग्स को कन्फिगर करो, इनक्लूडिंग यूजर कोड्स को प्रोग्राम करना, परमिशन्स असाइन करना, और ऑथराइज्ड इंडिविजुअल्स के लिए यूजर प्रोफाइल्स सेटअप करना। | Installation Technician | Installation Supervisor | After installation and setup |
| 10 | Perform System Integration | Integrate the smart door lock system with other compatible smart home devices or security systems, such as cameras, alarms, or voice assistants, if applicable | स्मार्ट डोर लॉक सिस्टम को दुसरे कम्पैटिबल स्मार्ट होम डिवाइसेस या सिक्योरिटी सिस्टम्स, जैसे कैमरा, अलार्म्स, या वॉइस असिस्टेंट्स के साथ इंटीग्रेट करो, अगर एप्लीकेबल हो। | Installation Technician | Installation Supervisor | After installation and setup |
| 11 | Conduct Customer Orientation | Provide a comprehensive orientation to the customer on how to use the smart door lock system effectively, including operating instructions, maintenance tips, and troubleshooting guidance | कस्टमर को स्मार्ट डोर लॉक सिस्टम इफेक्टिवली यूज़ करने का कॉम्प्रिहेन्सिव ओरिएंटेशन दो, इनक्लूडिंग ऑपरेटिंग इंस्ट्रक्शंस, मेंटेनेंस टिप्स, और ट्रबलशूटिंग गाइडेंस। | Installation Technician | Installation Supervisor | After installation and setup |
| 12 | Document Installation Details | Document all installation details, including any challenges encountered, modifications made, and customer preferences or special requests | सभी इंस्टालेशन डिटेल्स को डाक्यूमेंट करो, इनक्लूडिंग कोई चैलेंजेस जो एंकाउंटर हुए, मोडिफिकेशन्स जो किये गए, और कस्टमर के प्रेफरेंसेस या स्पेशल रिक्वेस्ट्स। | Installation Technician | Installation Supervisor | After installation and setup |
| Customer Support- Onsite- STANDARD OPERATING PROCEDURE | |||||||
| Step | Task | Description | Hinglish | Authorized Official | Approval Required | Turn Around Time | |
| 1 | Receive Service Request | Receive request from customers or clients through designated channels such as phone, email, or website for the site visit | फोन, ईमेल, या वेबसाइट जैसे डिज़िग्नेटेड चैनल्स के माध्यम से साइट विजिट के लिए कस्टमर्स या क्लाइंट्स से रिक्वेस्ट रिसीव करें। | Support Engineer- Remote | Service Manager | Within 24 Hrs | |
| 2 | Verify Customer Data | Verify customer records/ order details from ZOHO/ OMS. Verify product model, invoice date for warranty eligibility and ensure there is no overdue before providing customer support. If there is an overdue invoice advise customer to clear the dues before providing the solution or PI for the service. | ZOHO/ OMS से कस्टमर रिकॉर्ड्स/ ऑर्डर डिटेल्स वेरिफाई करें। प्रोडक्ट मॉडल, इनवॉइस डेट को वारंटी एलिजिबिलिटी के लिए वेरिफाई करें और सुनिश्चित करें कि कोई ओवरड्यू न हो, इससे पहले कि कस्टमर सपोर्ट प्रदान करें। अगर कोई ओवरड्यू इनवॉइस है, तो कस्टमर को सलाह दें कि वे ड्यूज क्लियर करें इससे पहले कि सॉल्यूशन या सर्विस के लिए PI प्रदान करें। | Support Engineer- Remote | Service Manager | Within 24 Hrs | |
| 3 | Verify Problem Statement | Thoroughly understand why customer required a site visit. categorize it suitably whether paid visit is requred or customer is eligible for free visit. | अच्छी तरह से समझें कि कस्टमर को साइट विजिट की आवश्यकता क्यों है। इसे उचित रूप से कैटेगराइज़ करें कि क्या पेड विजिट की आवश्यकता है या कस्टमर मुफ्त विजिट के लिए पात्र है। | Support Engineer- Remote | Service Manager | Within 24 Hrs | |
| 4 | Lodge SRN | Lodge a service ticket. Select correct problem statement for site visit, whether paid or free. Assign to a field agent in Service tracking Sheet. Ensure Customer received a whatsapp message regarding their ticket issuance. | एक सर्विस टिकट दर्ज करें। साइट विजिट के लिए सही प्रॉब्लम स्टेटमेंट चुनें, चाहे पेड हो या फ्री। सर्विस ट्रैकिंग शीट में एक फील्ड एजेंट को असाइन करें। सुनिश्चित करें कि कस्टमर को उनके टिकट जारी होने के बारे में व्हाट्सएप मैसेज मिला हो। | Support Engineer- Remote | Service Manager | Within 24 Hrs | |
| 5 | Provide Site Visit T&C to the Customer | Explain terms of site visit to the customer. If the site visit is chargeable, explain the cost of visit and inclusions in the site visit. | कस्टमर को साइट विजिट के टर्म्स समझाएं। अगर साइट विजिट चार्जेबल है, तो विजिट की लागत और साइट विजिट में शामिल चीज़ों को समझाएं। | Support Engineer- Remote | Service Manager | Within 24 Hrs | |
| 6 | Provide Proforma Invoice | Provide Proforma Invoice to the customer for the SIte Visit if the visit is chargeable. Excalate Service request to Field Agent . Provide order no for the site visit in the service tracking sheet. Discuss preferred date of visit by the customer and mention the same in Service TRacking Sheet for the field agent’s reference. | अगर साइट विजिट चार्जेबल है, तो कस्टमर को प्रोफार्मा इनवॉइस प्रदान करें। सर्विस रिक्वेस्ट को फील्ड एजेंट को एस्केलेट करें। सर्विस ट्रैकिंग शीट में साइट विजिट का ऑर्डर नंबर प्रदान करें। कस्टमर द्वारा पसंद की गई विजिट की तारीख पर चर्चा करें और फील्ड एजेंट के संदर्भ के लिए सर्विस ट्रैकिंग शीट में उल्लेख करें। | Support Engineer- Remote | Service Manager | Within 24 Hrs | |
| 7 | Site Visit Schedule | Field Agent to contact customer and schedule appointment on the preferred date. If no field agent is available to visit on the customer’s preferred date, advise him the next available date. Reconfirm the siti visit schedule. | फील्ड एजेंट कस्टमर से संपर्क करे और पसंद की गई तारीख पर अपॉइंटमेंट शेड्यूल करे। अगर कस्टमर की पसंद की तारीख पर कोई फील्ड एजेंट उपलब्ध नहीं है, तो उन्हें अगली उपलब्ध तारीख बताएं। साइट विजिट शेड्यूल की पुनः पुष्टि करें। | Support Engineer- Onsite | Service Manager | Within 24 Hrs | |
| 8 | Make Travel Arrangements | Obtain necessary aprovals and advance from HR department for the travel | यात्रा के लिए HR विभाग से आवश्यक अनुमतियाँ और अग्रिम राशि प्राप्त करें। | Support Engineer- Onsite | Service Manager | Within 24 Hrs | |
| 9 | Pre-visit Preparation | Gather all necessary tools, equipment, and materials required for the installation, including the smart door lock system components, batteries, screws, and installation manual and cutting diagrams. | सभी ज़रूरी टूल्स, इक्विपमेंट, और मटेरियल्स इकठ्ठा करें जो इंस्टालेशन के लिए चाहिए, जैसे कि स्मार्ट डोर लॉक सिस्टम के कंपोनेंट्स, बैटरीज, स्क्रूज, इंस्टालेशन मैन्युअल और कटिंग डायग्राम्स। | Support Engineer- Onsite | |||
| 10 | Issue Resolution & Reporting | Report to the site as per the schedule. Send location through whatsapp to Service Department. Resolve customer issues. Arrange signature and stamp of authorized person in Annexure-D. Send a copy to service department whatsapp group after completion of the task. Obtain approval from supervisor before leaving the customer premises. | शेड्यूल के अनुसार साइट पर रिपोर्ट करें। सर्विस डिपार्टमेंट को व्हाट्सएप के माध्यम से लोकेशन भेजें। कस्टमर की समस्याओं का समाधान करें। अधिकृत व्यक्ति के हस्ताक्षर और स्टाम्प की व्यवस्था करें और कार्य पूरा होने के बाद सर्विस डिपार्टमेंट व्हाट्सएप ग्रुप को एक कॉपी भेजें। कस्टमर के परिसर को छोड़ने से पहले सुपरवाइजर से अनुमोदन प्राप्त करें। | Support Engineer- Onsite | |||
| 12 | Close SRN | Close the SRN after ensuring the issue is succesfully resolved. If not escalate to the supervisor. | सुनिश्चित करें कि समस्या सफलतापूर्वक हल हो गई है, उसके बाद SRN बंद करें। यदि नहीं, तो सुपरवाइजर को एस्केलेट करें। | Support Engineer- Onsite | |||
| 13 | Ask for Feedback | Send feedback link to the customer and ask them to review us positively for our service support. | कस्टमर को फीडबैक लिंक भेजें और उनसे हमारी सर्विस सपोर्ट के लिए सकारात्मक समीक्षा करने के लिए कहें। | Support Engineer- Onsite | |||